Conversation in Outlook
Thursday, November 27, 2008 13:12אחת התצוגות שהכי חסרות לי באווטלוק זו תצוגת קריאה של שיחה מתמשכת,
כמו שיש ב- google ובתוכנות אחרות.
תצוגה שמראה בצורה אגרגטיבית שיחה שלמה בצור מתומצתת, אחרי הכל כדאי לקרוא את המיילים
בשיחות מהסוף להתחלה ואין טעם לעבור על אלו שכבר קיבלו תגובה והתייחסות.
נכון שאפשר להציג את ההודעות לפי Conversation אבל זה לא תמיד מספיק וזה לא כולל גם את ההתייחסות
שאתם שלחתם שבכלל יושבת ב- Sent Items ולא מופיעה ב- Inbox.
אז המטרה הסופית היא ליצור תצוגה כזו:
אז איך עושים את זה?…
1. מייצרים ספריית חיפוש חדשה – Search folder שכוללת ללא התנייה את כל האימייל מה- Inbox ומה- Sent Items
2. מייצרים View חדש: View -> Current View -> Define views ומגדירים אותו באופן הבא:
ב- Group by מסמנים את Conversation כך שההודעות יוצגו בקבוצות לפיה שיחה.
ב- Sort מגדירים מיון ראשון לפי תאריך יצירה Created ובמיון שני לפי Conversation Index – המיון הזה יבטיח לנו
הצגה לפי נושא השיחה והצפה של השיחות האחרונות למעלה (היותר מעודכנות – בזכות ה- Created).
ב- Filter מוותרים על הטאבים הרגילים ועוברים לטאב המתקדם של ה- SQL. שם מכניסים את שורת השאילתא הבאה:
"urn:schemas:httpmail:fromname" = ‘Kobi Magnezi’ OR(("urn:schemas:httpmail:displayto" LIKE ‘%Kobi Magnezi%’ OR"urn:schemas:httpmail:displaycc" LIKE ‘%Kobi Magnezi%’) AND("urn:schemas:httpmail:subject" LIKE ‘RE:%’ OR "urn:schemas:httpmail:subject" LIKE ‘FW:%’))
כמובן שבכל מקום שמצויין השם שלי אתם מכניסים את השם שלכם. השאילתא הזו תגרום לאיחוד שיחות גם במקרים הלא סטנדרטיים
של העברה, השבה לשיחה אחרת וגם תציג את השיחות הרלוונטיות לנושא מסויים שנמצאות גם ב- Sent Items.
ב- Automatic Formatting תוכלו להחליט (לא חובה) לעצב שורות לפי קריטריונים מסויימים, למשל אני הגדרתי שכל המיילים בהם אני מכותב לבדי ב- TO יצבעו
באדום בולט ואלו שאני ב- TO עם אנשים נוספים בכחול – לטובת תעדוף קריאת ההודעות.
עכשיו כל מה שנשאר זה לעבור לתיקיית החיפוש החדשה ולבחור ב- View שייצרנו לעצמו – מהפעם הבאה Outlook כבר "יזכור" שתיקיית החיפוש
הזו משוייכת ל- View החדש ללא צורך בבחירתו.
מקל עליי מאוד במעקב אחרי שיחות ארוכות במיילים – אשמח לשמוע רעיונות נוספים!
קובי מגנזי, Kobi Magnezi