איך לשמור על פגישות קצרות ויעילות?

פוסט מצוין מבית היוצר של אוניברסיטת הרווארד על איך להתייעל וליצור פגישות קצרות וממוקדות. מתומצת לעברית בקצרה:

1. ישיבות בעמידה (אני בעבר אימצתי את השיטה הקרויה גם stand up meeting לפגישות שוטף יומיות) – אין מה לעשות יש הבדל בלשבת על כסא במשך פגישה ארוכה ומשעממת שלא מתקדמת לאף מקום לבין לעמוד בה! בחברות מסוימות הוציאו את הכסאות מחדר הישיבות – מה שגרם לאנשים להיות מאוד ממוקדים ברעיונות שלהם, במטרות ובנקודות שהועלו.

2. תזמנו פגישות באורך של "רק" 30 דקות.
ברירת המחדל של כולנו היא לקבוע פגישה לשעה, כנראה בגלל שזה ברירת המחדל של Outlook.
אבל נסו לאתגר את הצוות שלכם לקצר, להיות ממוקד ואפקטיבי ולסיים את הפגישה בחצי שעה.

3. הדברים הרעים באמת
בקשו ממשתתפי הפגישה להשאיר את כל המטרידים למיניהם (סלולאר, לפטופ, מכשירי כף יד, אולטרה ניידים, ביפרים ועוד) מחוץ לחדר הישיבות (במקומות עבודה מסויימים הגדירו מקום להפקדת המכשירים האלה מחוץ לחדר הישיבות) – אם גם ככה מיישמים את (2) והפגישות מתקצרות, כנראה שלא יקרה כלום אם אנשים יהיו ממוקדים בלמצות את הפגישה ולא יהיו זמינים במשך זמן קצר (עד 30 דקות).

אם יש לכם רעיונות נוספים או אם אתם מיישמים ויש לכם רעיונות / חוויות – אשמח לתגובות

בהצלחה! קובי מגנזי, Kobi Magnezi