Kobi Magnezi » Management http://www.magnezi.com/blog e-Life in the Multi Channels 2.0 era Sat, 04 Feb 2012 22:53:26 +0000 en hourly 1 http://wordpress.org/?v=3.3.1 How to Keep Meetings Short and Sweet http://www.magnezi.com/blog/index.php/2009/09/22/how-to-keep-meetings-short-and-sweet/ http://www.magnezi.com/blog/index.php/2009/09/22/how-to-keep-meetings-short-and-sweet/#comments Tue, 22 Sep 2009 15:19:35 +0000 admin http://www.magnezi.com/blog/index.php/2009/09/22/how-to-keep-meetings-short-and-sweet/

איך לשמור על פגישות קצרות ויעילות?

פוסט מצוין מבית היוצר של אוניברסיטת הרווארד על איך להתייעל וליצור פגישות קצרות וממוקדות. מתומצת לעברית בקצרה:

image 1. ישיבות בעמידה (אני בעבר אימצתי את השיטה הקרויה גם stand up meeting לפגישות שוטף יומיות) – אין מה לעשות יש הבדל בלשבת על כסא במשך פגישה ארוכה ומשעממת שלא מתקדמת לאף מקום לבין לעמוד בה! בחברות מסוימות הוציאו את הכסאות מחדר הישיבות – מה שגרם לאנשים להיות מאוד ממוקדים ברעיונות שלהם, במטרות ובנקודות שהועלו.

2. תזמנו פגישות באורך של "רק" 30 דקות.
ברירת המחדל של כולנו היא לקבוע פגישה לשעה, כנראה בגלל שזה ברירת המחדל של Outlook.
אבל נסו לאתגר את הצוות שלכם לקצר, להיות ממוקד ואפקטיבי ולסיים את הפגישה בחצי שעה.

3. הדברים הרעים באמת
בקשו ממשתתפי הפגישה להשאיר את כל המטרידים למיניהם (סלולאר, לפטופ, מכשירי כף יד, אולטרה ניידים, ביפרים ועוד) מחוץ לחדר הישיבות (במקומות עבודה מסויימים הגדירו מקום להפקדת המכשירים האלה מחוץ לחדר הישיבות) – אם גם ככה מיישמים את (2) והפגישות מתקצרות, כנראה שלא יקרה כלום אם אנשים יהיו ממוקדים בלמצות את הפגישה ולא יהיו זמינים במשך זמן קצר (עד 30 דקות).

אם יש לכם רעיונות נוספים או אם אתם מיישמים ויש לכם רעיונות / חוויות – אשמח לתגובות :)

בהצלחה! קובי מגנזי, Kobi Magnezi

]]> http://www.magnezi.com/blog/index.php/2009/09/22/how-to-keep-meetings-short-and-sweet/feed/ 2 Measure your work time http://www.magnezi.com/blog/index.php/2009/02/05/measure-your-work-time/ http://www.magnezi.com/blog/index.php/2009/02/05/measure-your-work-time/#comments Thu, 05 Feb 2009 08:26:59 +0000 admin http://kobimagnezi.wordpress.com/2009/02/05/measure-your-work-time/ בין אם אתם עצמאים או שכירים. אם אתם עובדים עם הרבה לקוחות והרבה פרויקטים – אתם צריכים דרך נוחה לתעד את העבודה שלכם כדי לעדכן את הבוס / כדי להוציא חשבונית imageללקוח.  יש לא מעט תוכנות שמציעות את יכולת התיעוד של הזשמן. עברתי בבדיקה על כנראה רובן :) עד שנתקלתי בתוכנת החינם הזו שנקראת MapleXP שפותחה על ידי מפתח צ’כי – בחור נחמד ששמח להכניס תכונות חדשות לפתרון שלו אם רק תבקשו ממנו.

התוכנה מאפשרת באונליין לדגום זמן ביצוע משימות, לנהל רשימה של כל הפרויקטים / לקוחות / משימות בצורת עץ ומאפשרת לכם לדווח לכל אחת את זמן הביצוע בפועל.

צריכים להעביר את המידע הלאה? תוכלו לעשות Export לאקסל.

פשוט ונוח!

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

]]> http://www.magnezi.com/blog/index.php/2009/02/05/measure-your-work-time/feed/ 0 Conversation in Outlook http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/11/27/conversation-in-outlook/ http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/11/27/conversation-in-outlook/#comments Thu, 27 Nov 2008 10:12:00 +0000 admin http://www.magnezi.com/blog/index.php/2009/11/27/conversation-in-outlook/

אחת התצוגות שהכי חסרות לי באווטלוק זו תצוגת קריאה של שיחה מתמשכת,
כמו שיש ב- google ובתוכנות אחרות.
תצוגה שמראה בצורה אגרגטיבית שיחה שלמה בצור מתומצתת, אחרי הכל כדאי לקרוא את המיילים
בשיחות מהסוף להתחלה ואין טעם לעבור על אלו שכבר קיבלו תגובה והתייחסות.

נכון שאפשר להציג את ההודעות לפי Conversation אבל זה לא תמיד מספיק וזה לא כולל גם את ההתייחסות
שאתם שלחתם שבכלל יושבת ב- Sent Items ולא מופיעה ב- Inbox.

אז המטרה הסופית היא ליצור תצוגה כזו:

אז איך עושים את זה?…

1. מייצרים ספריית חיפוש חדשה – Search folder שכוללת ללא התנייה את כל האימייל מה- Inbox ומה- Sent Items

2. מייצרים View חדש: View -> Current View -> Define views ומגדירים אותו באופן הבא:
ב- Group by מסמנים את Conversation כך שההודעות יוצגו בקבוצות לפיה שיחה.
ב- Sort מגדירים מיון ראשון לפי תאריך יצירה Created ובמיון שני לפי Conversation Index – המיון הזה יבטיח לנו
הצגה לפי נושא השיחה והצפה של השיחות האחרונות למעלה (היותר מעודכנות – בזכות ה- Created).
ב- Filter מוותרים על הטאבים הרגילים ועוברים לטאב המתקדם של ה- SQL. שם מכניסים את שורת השאילתא הבאה:

"urn:schemas:httpmail:fromname" = ‘Kobi Magnezi’ OR(("urn:schemas:httpmail:displayto" LIKE ‘%Kobi Magnezi%’ OR"urn:schemas:httpmail:displaycc" LIKE ‘%Kobi Magnezi%’) AND("urn:schemas:httpmail:subject" LIKE ‘RE:%’ OR "urn:schemas:httpmail:subject" LIKE ‘FW:%’))

כמובן שבכל מקום שמצויין השם שלי אתם מכניסים את השם שלכם. השאילתא הזו תגרום לאיחוד שיחות גם במקרים הלא סטנדרטיים
של העברה, השבה לשיחה אחרת וגם תציג את השיחות הרלוונטיות לנושא מסויים שנמצאות גם ב- Sent Items.

ב- Automatic Formatting תוכלו להחליט (לא חובה) לעצב שורות לפי קריטריונים מסויימים, למשל אני הגדרתי שכל המיילים בהם אני מכותב לבדי ב- TO יצבעו
באדום בולט ואלו שאני ב- TO עם אנשים נוספים בכחול – לטובת תעדוף קריאת ההודעות.

עכשיו כל מה שנשאר זה לעבור לתיקיית החיפוש החדשה ולבחור ב- View שייצרנו לעצמו – מהפעם הבאה Outlook כבר "יזכור" שתיקיית החיפוש
הזו משוייכת ל- View החדש ללא צורך בבחירתו.

מקל עליי מאוד במעקב אחרי שיחות ארוכות במיילים – אשמח לשמוע רעיונות נוספים!

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

]]> http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/11/27/conversation-in-outlook/feed/ 0 טיפול בפריטים כפולים Outlook duplications http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/11/20/%d7%98%d7%99%d7%a4%d7%95%d7%9c-%d7%91%d7%a4%d7%a8%d7%99%d7%98%d7%99%d7%9d-%d7%9b%d7%a4%d7%95%d7%9c%d7%99%d7%9d-outlook-duplications/ http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/11/20/%d7%98%d7%99%d7%a4%d7%95%d7%9c-%d7%91%d7%a4%d7%a8%d7%99%d7%98%d7%99%d7%9d-%d7%9b%d7%a4%d7%95%d7%9c%d7%99%d7%9d-outlook-duplications/#comments Thu, 20 Nov 2008 10:24:00 +0000 admin http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/11/20/%d7%98%d7%99%d7%a4%d7%95%d7%9c-%d7%91%d7%a4%d7%a8%d7%99%d7%98%d7%99%d7%9d-%d7%9b%d7%a4%d7%95%d7%9c%d7%99%d7%9d-outlook-duplications/

פריטים כפולים ב- Outlook זה דבר מציק וזה לא משנה איך הם נוצרים.

אני מסנכרן את ה- Outlook עם ה- PDA שלי. הסלולאר גם הוא מסתנכרן עם ה- Oulook דרך שרת ה- Exchange (דרך תכונת ה- Active Sync המצויינת).
ולפעמים הסנכרונים האלה גורמים התנגשויות.

בתהליכי סנכרון (גם אם הם בודדים) התוכנה מנסה לבצע "איחוד" של התוכן בין ה- Outlook לצד השני – במקרה של התנגשות תוכנת הסנכרון מחליטה במקרה הגרוע על התנתקות חד צדדית, משמע להתחשב רק במקור אחד כמיהמן… ובמקרה הגרוע יותר לשכפל את הפריטים כך לפעמים אותה פגישה מופיעה פעמיים ביומן או אותו איש קשר מופיע מספר פעמים – מרגיז אבל קורה.

אז דרך אחת לפתור את הבעיה היא לעבור פריט פריט ולמחוק….

ודרך אחרת פשוטה יותר וגם חינמית היא שימוש בתוסף התוכנה הנחמד ODIR – בהתחלה הייתי בטוח שהשם נובע מהעובדה שכשאתה רואה כל כך הרבה פריטים משוכפלים ב- outlook אתה אומר לעצמך Oh Dear… (דומה ל-ODIR) אבל כנראה שלא ראשי התיבות (דבר צבאי משהו…) הם Outlook Duplicate Items Remover :)

את התוסף מורידים מאתר ODIR בכתובת: http://www.vaita.com/ODIR.asp

מתקינים בקלות (קודם סוגרים את ה- Outlook…) ופותחים את ה- Outlook.
התווסף לנו תפריט חדש בשם ODIR (כמה מפתיע…):

נלחץ ונקבל את מסך הבחירה הבא:
odir01.jpg

מהרשימה שתפתח לנו נבחר את התיקיה שבה אנחנו רוצים לטפל – היא יכולה להיות תיקיה מקומית או מרוחקת ונלחץ על כפתור ה- Remove.

בסיום ישארו לכם (בשאיפה) רק הפריטים הבודדים. אל דאגה כל השאר לא נמחק תוכלו למצוא את מה שהוסר בתיקיה חדשה שנפתחת כתת תיקיה מתחת לתיקיה שנבחרה כך שתוכלו לעשות Review על מה שנמחק.

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

]]> http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/11/20/%d7%98%d7%99%d7%a4%d7%95%d7%9c-%d7%91%d7%a4%d7%a8%d7%99%d7%98%d7%99%d7%9d-%d7%9b%d7%a4%d7%95%d7%9c%d7%99%d7%9d-outlook-duplications/feed/ 0 Minimize the size of your mailbox – don’t save it all http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/01/14/minimize-the-size-of-your-mailbox-dont-save-it-all/ http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/01/14/minimize-the-size-of-your-mailbox-dont-save-it-all/#comments Sun, 13 Jan 2008 21:00:00 +0000 admin http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/01/14/minimize-the-size-of-your-mailbox-dont-save-it-all/

מיום ליום כמויות הדואר שלנו עולות והיכולת שלנו להשתלט עליו כנראה ויורדת…
זהו רק עוד מאפיין של עידן הידע ושטף המידע שפוקד אותנו מכל כיוון,
לא פלא שכבר לא ניתן להשתלט על המחשב בלי להשתמש באיזשהו כלי לאינדוקס ומציאת מידע.

אני מנסה למצוא כל מיני דרכים לניצול יעיל של ה- Outlook במטרה לצמצם את מימדי תופעת התפוצצות המידע – היו כל מיני ניסיונות חלקם טובים, חלקם פחות – אחד מהם אחלוק איתכם.

העניין הוא פשוט מאוד, מילא לארגן את המידע הנכנס, אבל גם כל מייל שאתם מוציאים נשמר לו ב- Sent Items ולא תמיד אתם ממש צריכים אותו שם.

ב- Outlook 2007 אפשר להוסיף בצורה פשוטה את האופציה של Do not save לחלון הודעה חדשה, ואז בצורה פשוטה טרם לחיצה על כפתור ה- Send מסמנים את ה- Checkbox מעליו – הדואר יישלח ולא יגזול מקום בתיבה שלכם.

המצרכים הדרושים: Outlook 2007
זמן הכנה: חצי דקה.
תהליך הכנה:
נקח חלון הודעה חדשה ונלחץ על כפתור ה- Customize Quick Access ונבחר ב- More Commands ייפתח לנו החלון:

OutlookNoSave01

 

מהחלון נבחר ב- Option Tab ונוסיף את האופציה

Do Not Save לרשימה מימין.

נאשר ונסגור את החלון.

 

 

 

 

שימו לב שמעתה ואילך בכל פעם שתייצרו הודעה חדשה תקבלו בחלון את ה- Checkbox לאי שמירה:

OutlookNoSave02

מקווה שזה יחסוך גם לכם מקום ויכניס קצת סדר במקרים שלא מעניין לשמור את המייל היוצא.

רעיונות נוספים?!

קובי מגנזי, Kobi Magnezi.

]]> http://www.magnezi.com/blog/index.php/2008/01/14/minimize-the-size-of-your-mailbox-dont-save-it-all/feed/ 0 מעקב משימות וארגון לוח זמנים חכם ומתקדם http://www.magnezi.com/blog/index.php/2007/12/18/track-your-activity-project-budget-and-tasks/ http://www.magnezi.com/blog/index.php/2007/12/18/track-your-activity-project-budget-and-tasks/#comments Tue, 18 Dec 2007 11:10:42 +0000 admin http://kobimagnezi.wordpress.com/2007/12/18/track-your-activity-project-budget-and-tasks/ כולנו נדרשים לעקוב אחרי פעילות ברמה זו או אחרת. לא תמיד זה קל – בטח לא כשצריכים לדווח הלאה / להוציא חשבונית ללקוח / לדווח למנהל הפרוייקט וכו’.

התוכנה Timesheet Xpress עושה בדיוק את זה והרבה יותר בצורה מקצועית יוצאת דופן מתוכנות אחרות שנתקלתי בהן בעבר.

  • היא מאפשרת עבודה אישית ברישוי חינם ועבודה משותפת ברישוי בתשלום.
  • היא מרובת תכונות ומאפשר להתחבר ל- Outlook, Project, Excel ואפילו לעקוב אחרי ניצול הזמן במכשירים ניידיים.
  • מעבר לניהול המשימות האישיות, אפשר לנהל משימות צוותיות ופרויקטאליות בצורה מרוכזת.
  • מאפשרת לעשות סדר בין זמן שנדרש למשימות שוטפות, משימות מתוזמנות ו”סתם” פגישות שנמצאות ביומן ושגוזלות לנו גם זמן עבודה במהלך היום.
  • הוצאת דיווחים מהתוכנה ואפילו הוצאת חשבוניות ללקוחות.

התוכנה היא ברמת גימור גבוהה ומומלצת בחום !!

נושא פתוח – עברית שפה קשה… ישנה בעיה בתצוגת העברית בתצוגת היומן בלבד – כל השאר עובד כראוי. אני בימים האחרונים מתכתב עם מנהל המוצר באנגליה שהבטיח לי שחרור של גרסת בטא תומכת עברית בימים הקרובים – מבטיח לעדכן.

עדיין לא חקרתי את מלוא פוטנציאל המוצר – אשמח לקבל רשמים שלכם!
אתר המוצר – פה…

קובי מגנזי, Kobi Magnezi.

]]> http://www.magnezi.com/blog/index.php/2007/12/18/track-your-activity-project-budget-and-tasks/feed/ 0 Tags in Outlook תגיות בקלות http://www.magnezi.com/blog/index.php/2007/11/18/tags-in-outlook-%d7%aa%d7%92%d7%99%d7%95%d7%aa-%d7%91%d7%a7%d7%9c%d7%95%d7%aa/ http://www.magnezi.com/blog/index.php/2007/11/18/tags-in-outlook-%d7%aa%d7%92%d7%99%d7%95%d7%aa-%d7%91%d7%a7%d7%9c%d7%95%d7%aa/#comments Sat, 17 Nov 2007 21:00:00 +0000 admin http://www.magnezi.com/blog/index.php/2007/11/18/tags-in-outlook-%d7%aa%d7%92%d7%99%d7%95%d7%aa-%d7%91%d7%a7%d7%9c%d7%95%d7%aa/

תגיות – לא יודע מה היינו עושים בלעדיהן…
עד שבשורת Web3.0 והרשת הסמנטית יתממשו אנחנו תקועים
עם ערמות רבות של מידע אינסופי מהכל על הכל…
תגית מאפשרת לנו להקל קצת על מציאת אינפורמציה וקטלוג שלו על ידי הצמת מעין "קטגוריה" אחת או יותר שתשייך אותו לעולם תוכן מסויים.
רעיון נחמד – הולך חזק מאוד בבלוגים, באתרי מדיה (כמו youtube) ועוד…

אבל מה עם ה- Outlook שלנו?! כמויות הדואר שאנחנו מקבלים רק הולכת וגדלה כל יום וה- Outlook הופך להיותכלי עבודה מספר אחד,
אגב – לטוב ולרע – השאלה היא אם אנחנו מצליחים לשלוט בו או שהוא בנו…

בכל אופן נורא שמחתי שבגרסת 2007 הקלו עלינו המשתמשים את השימוש ב- Categories שזו בהחלט תכונה נחמדה המאפשרת לנו ללמדת את המחשב קצת יותר על כל מייל שמתקבל – מה שמקל עליו למצוא עבורנו מידע לכשנצטרך אותו.

אבל למרות השיפורים ה- Categories גם ב- 2007 עדיין לא מאפשר עבודה מהירה מספיק מול כמויות הדואר הגדולות.
ופה נכנסת לתמונה תוכנה שיכולה לייעל לנו את הקטלוג ב- Outlook, תוכנה שהיא מאוד Web2.0 באוריינטציה ומאפשרת לנו מעבר להדבקת Tags על מיילים, גם לראות את ענן התגים שלנו בדומה לאתרי אינטרנט המשתמשים בתגים כך למשל נושא חם אצלנו במייל יופיע בפונט גדול יותר יחסית לאחרים.

התוכנה גם יכולה "ללמוד" ולנסות לזהות לבד מיילים חדשים ולהצמיד אליהם תגיות על סמך נסיונה מהעבר.

התוכנה חינם בגרסא מצומצת – לגרסא בתשלום יש אפשרויות רבות נוספות, אני יכול להגיד שעבורי היא עושה שירות טוב גם בגרסא המצומצת.

קישור לאתר התוכנה: http://www.taglocity.com/

תהנו !

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

]]> http://www.magnezi.com/blog/index.php/2007/11/18/tags-in-outlook-%d7%aa%d7%92%d7%99%d7%95%d7%aa-%d7%91%d7%a7%d7%9c%d7%95%d7%aa/feed/ 0